כיצד מתכננים ביצוע משימה מורכבת (Scope management)?
לאחר שלב הייזום שבו גיבשנו מה אנחנו רוצים לראות בסוף המשימה, מהם תוצרי המשימה, תקציב המשימה ומועדי הביצוע שלה, אנחנו ניגשים לתכנון המשימה ולהלן השאלות המרכזיות:
- ממה מורכבת המשימה מבחינת חבילות עבודה work packages?
- מי יכול לסייע לי במשימה?
- כיצד אחלק את תקציב המשימה?
- מתי כל משימת משנה תבוצע?
במאמר זה נענה על שתי השאלות הראשונות.
מהן חבילות העבודה לביצוע המשימה:
כל משימה ניתן לחלק אותה לחבילות עבודה בגישה שונה. דומה הדבר לבית קפה שבו חלוקת המלצרים יכולה להיות שונה: פעם אחת המלצרים יחולקו לפי "שולחנות", כל מלצר יקבל מספר שולחנות, המלצרים יטפלו מתחילה ועד סיום בכל דרישות השולחן (חלוקה מקובלת אבל לא בטוח שהכי טובה). חלוקה נוספת שתבוצע בדיוק בבית קפה סמוך תהיה "לפי נושא", מלצר לשתייה חמה וקרה – עבודה מול הבר, מלצר לדברי מאכל – עבודה מול המטבח, מלצר מול האירוח והתשלום הסופי – עבודה מול הקופה. בעזרת המחשוב כל אחד מזין בדיוק את ההזמנה ומספק את הדרישה המדויקת. החלוקה הראשונה תקרא חלוקה גיאוגרפית ולשנייה נקרא חלוקה מקצועית.
ישנן חלוקות נוספות:
חלוקה ע"פ תוצרים.
חלוקה ע"פ מבנה ארגוני.
חלוקה ע"פ ציר הזמן.
חשוב מאוד לא ליצור מספר שיטות עבודה באותה משימה, זהו בדיוק המתכון לבלימת משימה וערבוב תחומים, חפיפה מיותרת או יותר גרוע משימות שנופלות "בין השולחנות".
חלוקה זו לחבילות עבודה נקראת WBS – work breakdown structure , לעניות דעתי זהו אחד מכלי העבודה הניהוליים לתכנון משימה מורכבת החשובים ביותר בעולם המודרני. רמת חשיבותו גבוהה ביותר בגלל שברוב המשימות הביצוע בחלוקה אינו נכון מה שמצריך מאמץ יתר, הקצאת משאבים גדולה יותר ולעיתים קרובות גם כישלון במשימה.
ה- WBS מגדיר את ארגון העבודה ע"י הגדרת חבילות עבודה במונחי הספקות ללקוחות – מוצרים, שירותים ומידע, תוך זיהוי תמחירי.
נקודות מרכזיות להבנת הכלי הניהולי:
- גיבוש היררכיה של מוצר , תוכנה ושירותים.
- מציג את תכולת העבודה במשימה הנדרשת.
- הרמה העליונה מורכבת מכלל המשימה.
- הרמה התחתונה ( חבילת עבודה WP ) מורכבת ממטלות שמבוצעות עם יחידה ארגונית אחת.
דוגמאות:
מיד לאחר הבנת פירוק המשימה ניגש לשיבוץ כוח האדם נדרש השיוך של משימות המשנה לכוח האדם המבצע.
אנחנו קושרים את מערך WBS למערך OBS – organization breakdown structure
השיוך בין המבצע למשימה יחול בטבלה:
בטבלה זו ניתן לא רק לשייך באופן רוחבי את כל מי שקשור למשימה אלא גם ניתן לקבוע סוגי אחריות מול המשימה ע"פ המקרא.